Какой срок хранения бухгалтерских документов
Содержание статьи
Доначисление налогов, штрафы, пеня — результат отсутствия некоторых документов. Преждевременное уничтожение ведет к серьезным проблемам с законодательством. Важно сохранять все бумаги, электронные версии согласно установленным нормам.
Выясним срок хранения бухгалтерских документов в бумажном и электронном виде, действующие правила.
Сроки хранения бухгалтерских документов
Компании, фирмы, индивидуальные предприниматели не имеют права уничтожать документацию раньше времени. Даже если отпала надобность. Сроки хранения обозначены законодательством. Они указаны в налоговом кодексе, перечне Росархива, регламентируются законами №125-Ф3, 402-Ф3.
Сроки хранения любых бухгалтерских документов не менее 5-6 лет, некоторые виды требуют постоянной сохранности. Согласно закону она составляет минимум 10 лет со дня окончания функционирования компании.
В организации
Законодательство регулярно вносит поправки. 2020 год не стал исключением. Изменения произошли как в большую, так и в меньшую сторону. Каждый бухгалтер должен за ними следить. Для удобства восприятия информации данные внесены в таблицу.
| Наименование документов | Сроки, лет |
| Налоговые декларации, отчеты по взносам, сборам | 6 |
| Счет-фактура | 5 |
| Графики отпусков | 3 |
| Годовые отчеты | постоянно |
| Аудиторские проверки | 5 |
| Учетная политика | 5 |
| Первичка любого типа | 5 |
| Разрешения ИФНС письменного вида | 6 |
| Акты взысканий | 3 |
| Акты по недостачам, кражам | 10 |
В бухгалтерии
Продолжительность хранения первичной бухгалтерской документации с января 2020 не менее пяти лет. При этом не учитывается учетный год. Следовательно, составленные в январе или феврале бумаги пролежат почти семь лет.
Документы по ведению и организации учета также следует хранить минимум 60 месяцев после истечения отчетного года. Они оставляются в бухгалтерии.
Электронных
Многих людей интересует, какой срок хранения у электронных первичных документов. Ответ прост — он соответствует общим нормам.
Цифровая форма бухгалтерской документации не меняет значимость, действие, срок годности. Отличается лишь материал носителя.
Документы ООО
Обществам с ограниченной ответственностью необходимо сохранять документацию согласно установленному законом порядку. Минимальный срок 60 месяцев после окончания отчетности. Некоторые акты, договора требуют бессрочного, постоянного сохранения. Оно составляет минимум 10 лет.
Основные виды:
- кадровые;
- первичные бумаги по бухучету;
- корпоративные;
- кассовые.
Хранение в течение всего срока осуществляют самостоятельно. Иногда заключаются договора с государственными, частными архивными организациями.
До 60 месяцев:
- судебные акты;
- отчеты независимой оценки;
- бухгалтерский учет общества.
Постоянно:
- договор учреждения общества, соглашения;
- протоколы собраний;
- свидетельство гос. регистрации;
- списки участников.
Порядок хранения бухгалтерских документов
Экономический субъект должен обеспечить безопасные, подходящие условия для сохранности документов. Компании вправе создавать собственные архивы. Используются специальные помещения, закрывающиеся шкафы. Ответственность ложится на главного бухгалтера. Либо уполномоченное лицо.
Обработанная первичка должна храниться в конкретном хронологическом порядке, обязательно переплетаться.
Потерянная медицинская справка или квитанция об оплате может оставить неприятности. Только судить человека за это не будут. Штраф тоже никто не выпишет. Придется заново посетить медицинское учреждение, редко доходит до повторной оплаты коммуналки.
Потеря, преждевременное уничтожение бухгалтерских документов сулит огромные проблемы. Придется общаться с налоговой инспекцией, объясняться перед другими органами. Рекомендуем внимательно относиться к хранению. Зачастую организации выделяют под это отдельные помещения. Необязательно закупать мебель. Иногда используют простейшие стеллажи, ящики Икеа, коробки Леруа Мерлен.
Предыдущая
Сообщить об опечатке
Текст, который будет отправлен нашим редакторам: